Ordnen Sie Schüler eindeutig den richtigen Kursgruppen zu – automatisiert per Algorithmus oder jederzeit manuell. So erhält jeder Schüler nur Informationen für die Kurse, die er tatsächlich besucht.
Das Modul „Wahlfächer“ im Admin-Modul ist für alle Fächer gedacht, bei denen Schüler zwischen verschiedenen Optionen wählen können. Klassiker sind hierbei die Wahl des Religionskurses, der zweiten Fremdsprache oder eines freiwilligen Unterrichtsangebots / AG.
Wenn Sie edoo.sys-Daten über das Modul „Dateien“ in SchulServ hochladen, erkennt SchulServ grundsätzlich, welche Fächer bei Wahlfach-Abfragen gewählt wurden. So wäre aus den edoo.sys-Daten zu schließen, dass Anna Müller aus Klasse 6A das Fach „evangelische Religion“ gewählt hat. Was aus den Exportdaten aber nicht ersichtlich wird: Welchen Religionsunterricht soll sie besuchen? In unserem Beispiel wurden in Untis zwei Religionsgruppen angelegt: „6ABC evangelische Religion“ und „6ADE evangelische Religion“. Anna könnte mit ihrer Wahl beide Unterrichtsgruppen besuchen. Im Modul „Wahlfächer“ weisen wir sie eindeutig einer der beiden Gruppen zu.
Warum das global wichtig ist: Diese Zuweisung ist für SchulServ global wichtig: Anna bekommt nur diesen Religionskurs in ihrem Stundenplan angezeigt, nur für diesen Religionskurs Vertretungen mitgeteilt und kann im Messenger nur Nachrichten dieses Religionskurses erhalten. Auch für die Verwaltung ist es wichtig zu wissen, welchen Kurs Anna besucht, wenn sie sich z.B. krankmeldet und ihren Fachlehrern dieses Fehlen mitgeteilt werden muss.
In SchulServ steht Ihnen ein automatisierter Algorithmus zur Verfügung, der die Schüler automatisch in den Unterrichtsgruppen verteilt; sie können die Zuordnungen allerdings jederzeit händisch ändern. Somit erhalten Schüler immer nur Informationen für die Kurse, die sie tatsächlich besuchen.
Navigieren Sie zunächst im Admin-Modul von SchulServ nach erfolgreichem Login zum Modul „Wahlfächer“ in der Seitenleiste. Unter der Überschrift können Sie innerhalb des Moduls zwischen den Ansichtsseiten „Gruppen“ und „Zuordnungen“ wechseln. Zum Erstellen einer Wahlfach-Gruppe benötigen wir zunächst nur die Seite „Gruppen“. Auf der Seite „Zuordnungen“ können Sie Schüler später den bereits angelegten Gruppen zuweisen.
Klicken Sie nun auf „Neue Gruppe“. Hier wird sich ein Ansichtsfenster öffnen, in welches Sie einige Daten eintragen müssen. Vergeben Sie unter „Name der Gruppe“ zunächst einen beliebigen Namen. Dieser taucht nur in diesem Modul auf und dient für Sie zur Orientierung. In unserem Beispielfall tragen wir hier „Religion Klasse 6“ ein. Sie erstellen Wahlfachgruppen üblicherweise für einen ganzen Jahrgang.
Unter dem Feld zur Benennung geben Sie nun ein, in welchen Jahrgängen SchulServ nach Unterrichtsgruppen suchen soll. Möchten wir die Religionsgruppen des Jahrgangs 6 anlegen, geben wir hier „von Jahrgang 6 bis Jahrgang 6“ an. Möchten Sie eine Unterrichtsgruppe über mehrere Jahrgangsstufen hinweg anlegen, tragen Sie dies entsprechend ein.
Anschließend geben Sie den Zuweisungsmodus an. Hierbei gibt es verschiedene Optionen:
„Verpflichtend“ bedeutet, dass schlussendlich alle Schüler eines Jahrgangs einem Unterricht zugeteilt werden sollen. Dies ist z.B. bei der Wahl des Religionskurses und der 2. Fremdsprache der Fall. SchulServ wird versuchen, dass kein Schüler keine Zuweisung erhält.
„Freiwillig / edoo“ bedeutet, dass es sich um einen freiwillig besuchten Unterricht handelt. Die Abfrage, ob ein einzelner Schüler diesen Unterricht besucht, lässt sich über die edoo.sys-Datei abwickeln. Ein Beispiel ist hier häufig der Spanischunterricht ab Klasse 9: Für Schüler, die diesen besuchen möchten, wurde dies in der edoo.sys-Datei vermerkt. SchulServ wird allen Schülern mit diesem Eintrag einen Kurs zuweisen wollen, und Schüler, die keinen solchen haben, unangetastet lassen.
„Freiwillig / alle“ bedeutet, dass NICHT aus der edoo.sys-Datei gelesen werden kann, ob ein Schüler ein Wahlfach besucht. Mit dieser Option möchte SchulServ jedem Schüler ein Wahlfach zuteilen, und sie können später manuell das Wahlfach bei den Schülern entfernen, bei denen es nicht auftauchen soll. Dies ist sinnvoll, wenn nur wenige Schüler ein Wahlfach nicht besuchen und dieses nicht in edoo.sys vermerkt ist.
„Freiwillig / keiner“ (siehe oben), hier wird SchulServ aber keinem Schüler ein Wahlfach zuteilen wollen und sie können manuell eintragen, welche Schüler es besuchen. Dies ist eine sinnvolle Option bei Betreuungsangeboten, die nicht alle Schüler in Anspruch nehmen und die nicht in edoo.sys hinterlegt sind.
„Manuell“ bedeutet, dass später keine Auto-Zuordnung möglich ist. Sie können Ihre Wahlfächer eintragen, müssen aber später den gesamten Datenbestand händisch pflegen. Außerdem existiert kein Abgleich über GPU001 oder GPU002 (siehe unten). Diese Option wird selten genutzt, steht aber zur Verfügung.
Wichtig: In diesem Fenster wird noch nicht definiert, um welche Wahlfächer (ev. / kath. Religion, Ethik…) es sich handelt. Zunächst entscheiden Sie über die Zuordnungslogik.
Haben Sie „Verpflichtend“ oder „Freiwillig / edoo“ angeklickt, bittet SchulServ Sie nun, anzugeben, in welcher Spalte Ihrer edoo.sys-Exportdatei die Information enthalten ist, welches, bzw. ob ein Wahlfach gewählt wurde. Steht z.B. die Auskunft über die Teilnahme am Religionsunterricht in der Spalte „reli“, so wählen Sie bitte diese aus. Ist Ihr Spaltenname nicht in den Vorschlägen im Dropdown-Menü enthalten, tragen Sie diesen bitte eigenhändig im Feld „Eigene Spalte“ ein.
Zuletzt müssen Sie einen op_fach-Slot auswählen. OP-Slots sind SchulServ-interne Datenbanktabellen, die später speichern werden, welche Kurse jeder einzelne Schüler besucht. Es lohnt sich üblicherweise, eine schulinterne Nummerierung festzulegen, z.B. OP-Slot 1 = Religion, OP-Slot 2 = 2. Fremdsprache etc. Alternativ können Sie dieses Feld auch freilassen und SchulServ sucht jeweils den nächsten freien Slot; dieses System ist aber fehleranfälliger und kann im schlimmsten Fall zur Überschreibung alter Datenbestände führen. Pro Schule stehen 20 dieser Slots zur Verfügung, sodass jedem Schüler maximal 20 Wahlfächer zugeordnet werden können.
Klicken Sie nun auf „Speichern“. Das Erstellungsfenster wird sich schließen und Sie sehen in der Liste „Kursgruppen“ die gerade angelegte Wahlfach-Gruppe.
Zwischenergebnis: Sie haben SchulServ nun mitgeteilt, in welchen Jahrgängen Sie Wahlfächer anlegen möchten, ob die Wahl für die Schüler verpflichtend oder freiwillig ist und wo SchulServ die Daten zur Zuordnung findet.
Im nächsten Schritt findet SchulServ für Sie die passenden Unterrichte zu Ihrer angelegten Wahlfach-Gruppe. Klicken Sie dafür unter den Informationsfeldern der Gruppe auf „Kurs hinzufügen“. Hier haben Sie die Möglichkeit, als Datenquelle zwischen GPU001 (Stundenplan, falls bereits hochgeladen) und der GPU002 (der Unterrichtsverteilung) zu wählen. Sie erhalten in beiden Fällen die gleichen Anzeigen, nur sucht SchulServ auf unterschiedliche Weise nach den entsprechenden Kursen / Unterrichten.
Wählen Sie nun im Bereich „Fach“ aus dem Dropdown-Menü das erste Fach, das für die Wahlfach-Gruppe relevant ist. In unserem Beispiel wäre dies z.B. „katholische Religion“. Bei Bedarf können Sie hier noch einmal anpassen, in welchen Jahrgangsstufen dieses Fach gesucht werden soll. Klicken Sie nun auf „Suchen“.
Es erscheinen nun alle Unterrichtsgruppen, die unseren Suchkriterien entsprechen. Zur Überprüfung zeigt SchulServ Ihnen an, welcher Lehrer diese Gruppe unterrichtet, in welchem Raum der Unterricht (überwiegend) stattfindet, wann der Unterricht stattfindet und mit wie vielen Wochenstunden er stattfindet. Je nach Datenquelle (GPU001 / GPU002) können diese Anzeigen variieren.
Sie müssen nun nur noch zwei Dinge händisch erledigen: Tragen Sie vor dem Button „Hinzufügen“ in das Freitextfeld den Wert ein, der in edoo.sys einer Wahl zugeordnet wurde. Beispiel: In edoo.sys bedeutet der Wert „RK“ in der Spalte „reli“ eines Schülers, dass er katholische Religion belegt. Wir wählen gerade Unterricht für katholische Religion. Tragen Sie also bei allen Gruppen „RK“ ein, sodass schlussendlich „reli=RK“ dort steht. Ist Ihr Wert für katholische Religion in edoo.sys RelRK, dann tragen Sie bitte das dort ein. SchulServ möchte jedem Schüler den passenden Kurs zuordnen und muss daher wissen, dass z.B. RK und der Unterricht „6A~6D~6E-Abc-RelRk-1. HJ“ zusammengehören.
Tragen Sie diesen Wert für jeden Unterricht ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“ für alle Unterrichte, die von den entsprechenden Schülern besucht werden könnten. Fügen Sie nun bei Bedarf weitere Kurse hinzu, z.B. die für evangelische Religion und Ethik.
Achtung: Legen Sie nicht pro Fach eine Wahlfach-Gruppe in SchulServ an! Wenn Schüler der Klasse 6 zwischen evangelischer Religion, katholischer Religion und Ethik wählen können, so müssen alle Unterrichte aller drei Fächer in einer Kursgruppe enthalten sein.
Haben Sie Ihre Eintragungen beendet, so enthält die Gruppe „Religion Klasse 6“ beispielsweise drei Kurse für evangelische Religion, katholische Religion und Ethik. Prüfen Sie in den blauen Feldern der Listenansicht, ob sie jedem Kurs einen Wert zugeordnet haben (RK, EV, ET etc.).
Wechseln Sie anschließend auf die Seite „Zuordnungen“. Hier können Sie nach Klassen filtern, Schüler gezielt suchen oder nach Status und Gruppen filtern. Filtern Sie in unserem Beispiel nach einer 6. Klasse, so sehen Sie nun in der Listenansicht der Tabelle hinter dem Schülernamen und der Klasse eine Spalte mit „Religion Klasse 6“ und einem durchsichtigen Feld mit einem Strich in der Mitte. Dies ist das Symbol dafür, dass ein Schüler keinem Kurs zugeordnet wurde.
Mit einem Klick auf dieses Symbol können Sie nun einen Schüler manuell einem Wahlfach zuordnen. Bei sehr vielen Schülern oder einem ganzen Jahrgang dauert das mitunter sehr lange. Daher können Sie durch den Button „Auto-Zuordnung“ den Algorithmus starten. SchulServ wird nun automatisch allen Schülern des gesamten Systems die passenden Kurse zuordnen.
Grün markierte Zuordnungen bedeuten, dass SchulServ einen eindeutig passenden Kurs für den jeweiligen Schüler gefunden hat. Gelb markierte Zuordnungen mit einem Warnsymbol bedeuten, dass es mehrere Kurse gibt, die der Schüler theoretisch besuchen könnte. Sie können auf jeden gelb markierten Schüler klicken, dort eine Option auswählen und „Übernehmen“ wählen. Somit geht SchulServ davon aus, dass sie den Schüler bewusst diesem Kurs zuordnen, selbst, wenn es der bereits vorgeschlagene ist und Sie Liste nicht antasten. Auch gelb markierte Schüler werden beim Speicherprozess mitgespeichert und sind voll funktionsfähig.
Klicken Sie anschließend unbedingt auf „Speichern“, da Ihre Zuordnungen sonst verloren gehen.
Sie können die zugewiesenen Wahlfächer anschließend über „CSV“ exportieren. Im Feld „Diagnose“ prüft SchulServ exemplarisch anhand des ersten Schülers der Klassenliste, welche Kurszuordnungen zu ihm passen und welche nach den eingegebenen Kriterien nicht. Auf diese Weise können Sie Fehler in der Eintragung schnell erkennen, wenn z.B. bei einem verpflichtenden Unterricht kein Kurs als passend angezeigt wird.
Freiwillige Fächer werden nur den Schülern zugeordnet, welche dieses auch gewählt haben. Die Filterkriterien dafür haben Sie in „Gruppen“ festgelegt.
Schüler erhalten nun den gewählten Kurs in der Onlineplan-Ansicht, im Messenger und im Vertretungsplan; außerdem wird dieser bei der Fehlstundenberechnung herangezogen. Wenn ein Schüler in eine andere Unterrichtsgruppe wechselt, klicken Sie in „Zuordnungen“ auf das Wahlfach in der entsprechenden Tabelle und ändern Sie dieses manuell. Die Änderung auf dem Onlineplan erfolgt unverzüglich.
Pro Schüler können 20 Wahlfächer angelegt werden. Sind Sie mit Ihrem Ergebnis zufrieden, kehren Sie zu „Gruppen“ zurück und definieren Sie das nächste Wahlfach für Anna Müller und ihre Klasse, z.B. die 2. Fremdsprache (Französisch / Latein). Wählen Sie dafür einen neuen OP-Slot.
Unsere Empfehlung: Wir empfehlen Ihnen, zunächst alle Wahlfach-Gruppen anzulegen und anschließend mit dem Klick auf „Auto-Zuordnung“ alle Wahlfächer auf einmal zu definieren. Speichern Sie und überprüfen Sie auf der Seite „Gruppen“ die Kursgröße hinter jedem Unterricht.