Kommunikation über SchulServ funktioniert über zwei Module – die Newspage und den Messenger. Beide funktionieren unabhängig voneinander und bilden verschiedene Funktionalitäten ab.
Digitales schwarzes Brett. Zeigt Tagesinformationen an – es geht vor allem darum, zur Kenntnis zu nehmen und informiert zu bleiben.
Nutzer-zu-Nutzer-Kommunikation. Ein Chatsystem zwischen Lehrern, Eltern und Schülern – Einzel- und Gruppenchats sind möglich.
Während die Newspage das „digitale schwarze Brett“ darstellt und Tagesinformationen anzeigt, ist der Messenger ein Chatsystem zwischen Lehrern, Eltern und Schülern. Sowohl Einzel- als auch Gruppenchats sind hierbei möglich. Beide Module funktionieren unabhängig voneinander und bilden verschiedene Funktionalitäten ab.
Sobald Sie über eines dieser beiden Module eine Nachricht erhalten, zeigt die Kachel „Nachrichten“ auf Ihrer Startseite dies an. Auf Wunsch erhalten Sie auch eine Push-Nachricht.
Nachrichten, bei denen es weniger um Austausch als um Mitteilungen geht, werden über die Newspage versendet. Auf einer einzelnen Seite erhalten Sie alle Ihre Mitteilungen – neueste erscheinen ganz oben, ungelesene werden als solche markiert. Auf der Newspage geht es vor allem darum, zur Kenntnis zu nehmen und informiert zu bleiben.
Lehrer können News an einzelne oder mehrere Klassen, Kollegen, Schüler sowie Unterrichtsgruppen (wie gekoppelte Unterrichte oder Oberstufenkurse) versenden. Außerdem ist es möglich, einzelne Empfänger manuell auszuwählen und so Nachrichten im kleineren Kreis zu versenden.
Neben Betreff und Textinhalt können zu einer News auch Bilder sowie beliebig viele Dateianhänge hinzugefügt werden. Auch Umfragen sind möglich. Sie können außerdem eine Nachricht planen, sodass diese erst zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet wird, sowie eine manuelle Lesebestätigung von den Empfängern einfordern.
Neben Lehrern und Schülern haben auch Eltern Zugriff auf die Newspage. Daher lassen sich Elternbriefe einfach per Newspage über das Modul „Elternbrief“ versenden. Hier wählen Sie einfach Ihre Empfänger (Eltern) aus, geben eine Überschrift und einen Freitext ein und können nun ganz einfach Bausteine hinzufügen, z. B. Umfragen, Dateianhänge, Optionsfelder oder weitere Fließtextfelder. Für jedes Eingabefeld können Sie angeben, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt, und sich sämtliche Eingaben später als TXT, CSV, PDF, Word- oder Excel-Datei ausgeben lassen.
Für komplexere Elternbriefe steht optional die Möglichkeit bereit, Pfade zu bilden. So folgt auf die Frage „Kommen Sie zum Schulfest?“ nur die Folgefrage „Welchen Salat bringen Sie mit?“, wenn im ersten Feld „Ja“ angeklickt wurde. Diese Pfade lassen sich intuitiv konfigurieren.
Eltern empfangen diese Nachricht über das Newspage-Modul, füllen den Elternbrief aus (wenn es Optionsfelder gibt), können eine Lesebestätigung senden und bleiben so stets informiert.
Schüler können über die Newspage natürlich News empfangen, aber auch selbst einen News-Beitrag an ihre Lehrer senden. Dieses Recht kann von der Administration deaktiviert werden, kann aber z. B. bei Schülerprojekten sinnvoll sein.
Auf die Newspage gelangen Sie, indem Sie sich mit Ihren Benutzerdaten einloggen und auf der Startseite die Kachel „Nachrichten“ anklicken. Diese befindet sich recht weit oben direkt unter dem Fenster, das Ihren Namen und die letzte Aktualisierung des Onlineplans anzeigt.
Wenn Sie sich auf der Newspage befinden, zeigt der Onlineplan ganz oben unter dem Namen Ihrer Schule den Text „Nachrichtensystem“ an. Unter dem Fenster, das Ihren Namen, den letzten Login und die Nachrichtenstatistik anzeigt, können Sie zwischen den Optionen „Newspage“ und „Messenger“ wechseln. Klicken Sie auf „Newspage“. Nun befinden Sie sich dort.
Wenn jemand eine News an Sie verschickt, erhalten Sie diese automatisch. Die Kachel „Nachrichten“ auf der Startseite färbt sich in diesem Fall rot ein und blinkt. Auch auf der Newspage selbst sehen Sie, dass Sie ungelesene News haben.
Sobald Sie eine News gesehen haben, erkennt das System dies automatisch und die rote Färbung auf der Startseite und im Nachrichtensystem verschwindet. Sie können Ihre News nun lesen, beantworten oder ausfüllen.
Direkt unter den drei Buttons „Neue Nachricht“, „Aktualisieren“ und „Export“ befindet sich ein Suchfeld. Hier können Sie Inhalte und Schlagwörter einer News suchen und auf ein angezeigtes Suchergebnis klicken – die Newspage springt automatisch dorthin.
Auf der rechten Seite des Suchfelds haben Sie über die Filterfunktion die Möglichkeit, News nach einem Absender, Empfänger oder Zeitraum zu sortieren.
Die Erstellung einer News funktioniert für Lehrer und Schüler grundsätzlich gleich. Eltern können keine News erstellen.
Lehrer wählen zur Erstellung unter der Überschrift „Nachrichten“ den Button „Neue Nachricht“. Es erscheint das Feld „Neue Nachricht verfassen“. Hier können Sie nun auswählen, ob Sie Ihre Nachricht an eine voreingestellte Gruppe versenden möchten („Gruppe“), oder ob Sie einen individuellen Adressatenkreis zusammenstellen möchten („Einzelpersonen“).
Falls Sie die Option „Gruppe“ auswählen, erscheint ein Dropdown-Menü mit der Textanzeige „-- Bitte wählen --". Klicken Sie nun auf dieses Menü und wählen Sie aus der Liste Ihre gewünschte Gruppe aus. Es erscheinen in dieser Liste alle Klassen Ihrer Schule, das Lehrerzimmer (alle Lehrer) sowie von Ihnen unterrichtete gekoppelte Unterrichte (7ABC Latein) und Oberstufenkurse (Englisch-Leistungskurs 2 in Klasse 11). Diese Gruppen werden automatisch aus Ihrem Stundenplan gebildet und müssen nicht separat angelegt werden.
Falls Sie die Option „Einzelpersonen“ auswählen, werden Sie ebenfalls gebeten, eine oder mehrere Gruppen auszuwählen. Klicken Sie dann auf „Benutzer aus gewählten Gruppen laden“. Anschließend erscheint unter diesem Button eine Liste aller Einzelnutzer, die Teil der gewählten Gruppen sind. Sie können nun nach Nutzern suchen und diese per Checkbox als Empfänger auswählen. Wenn Sie an mehrere Gruppen gemeinsam eine Nachricht versenden möchten, klicken Sie auf „Zurück zur Gruppenauswahl“ oder klicken Sie das Feld „Benutzer aus gewählten Gruppen laden“ erst gar nicht an. Wählen Sie nun alle Gruppen, an die Sie versenden möchten.
Der weitere Verlauf ist in beiden Optionen identisch. Geben Sie in den folgenden Feldern einen Betreff an und verfassen Sie Ihre Nachricht. Klicken Sie auf das Feld „Umfrage hinzufügen“, können Sie einen Text formulieren und verschiedene Auswahloptionen anbieten. Jede empfangsberechtigte Person kann automatisch an dieser Umfrage teilnehmen. Pro News kann nur eine Umfrage hinzugefügt werden.
Schließlich können Sie mit Ihrer News noch Dateien anhängen. Wählen Sie ein gängiges Bildformat wie JPG oder PNG an, wird dieses Bild automatisch in der News angezeigt. Dies ist z. B. sinnvoll für Veranstaltungsplakate oder grafische Darstellungen jeder Art. Alle anderen Dateitypen werden angehängt und können von Empfängern heruntergeladen werden.
Schlussendlich können Sie noch eine Lesebestätigung anfordern. In diesem Fall senden Empfänger mit Klick auf einen Button unter der News, dass sie diese Nachricht gelesen haben. Sie können sich detailliert mit einem Klick auf die drei Punkte einer bereits versendeten News anzeigen lassen, wer wann eine Lesebestätigung versendet hat. Außerdem können Sie eine News planen. Klicken Sie dafür die Option an und geben Sie einen Zeitpunkt an, wann Ihre News versendet werden soll.
Wenn Sie Ihre News fertig erstellt haben, klicken Sie auf „Nachricht senden“. Wurde die Nachricht erfolgreich versandt, erhalten Sie eine Versandbestätigung, falls nicht, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Für Schüler funktioniert die Erstellung einer News identisch, mit der Einschränkung, dass Schüler nur Lehrer als Empfänger in einem vereinfachten Fenster hinzufügen können.
Sie erstellen einen Elternbrief, indem Sie auf den Button „Neue Nachricht“ unter der Überschrift „Nachrichten“ klicken. Als Empfänger-Typ können Sie neben „Gruppe“ und „Einzelperson“ hier auch „Elternbrief“ auswählen.
Unter einer blauen Informationsbox legen Sie den Betreff Ihres Elternbriefes fest. Im Feld „Empfänger“ können Sie nun einzelne Klassen oder auch Einzelpersonen per Suchfeld hinzufügen. Die Empfängerliste ist frei konfigurierbar; neben den Klassen 5A, 5B und 5C könnten Sie auch zwei Lehrer Ihrer Wahl und sogar Schüler hinzufügen.
Wichtig: Wenn Sie die Klasse 5B als Empfänger auswählen, erhalten die Eltern der Klasse 5B die Nachricht, nicht die Schüler! Ähnlich verhält es sich mit allen anderen Klassen und Gruppen. Schüler erhalten einen Elternbrief nur, wenn sie explizit und manuell hinzugefügt wurden.
Nachdem Sie die Empfängerliste zusammengestellt haben, scrollen Sie hinunter zum Abschnitt „Bausteine“. SchulServ geht davon aus, dass Elternbriefe mit einem Text starten, z. B. „Liebe Eltern der Klasse 5B“. Daher ist der Baustein „Fließtext“ vorausgewählt. Sie können ihn, wie alle anderen Bausteine auch, mit einem Klick auf das rote „X“ am rechten Seitenrand entfernen.
Weitere Bausteine lassen sich hinzufügen, indem Sie auf einen Button mit einem gestrichelten Rand klicken. Die Elemente dafür lauten:
Mit den Pfeilsymbolen nach oben und nach unten neben dem „X“ zum Löschen können Sie Ihre Bausteine in der Reihenfolge verschieben.
Wenn Sie nach einem Auswahl-, Options- oder Umfrage-Feld ein Feld hinzufügen, können Sie sogenannte Pfadkonfigurationen erstellen. Sie können also festlegen, dass dieses Feld nur angezeigt wird, wenn das vorherige mit einer bestimmten Option ausgefüllt wurde.
Die Frage „Welchen Salat bringen Sie mit?“ macht z. B. nur Sinn, wenn vorher mit „Ja“ geantwortet wurde, ob man zum Schulfest käme. Legen Sie für das Salat-Freitextfeld also fest: „Nur anzeigen, wenn Auswahlfeld/Optionsfeld = Ja“. Pfade sind nur für Elemente konfigurierbar, die eindeutige Antworten zulassen. Freitextfelder können eine Konsequenz eines Pfades sein, aber nicht dessen Ursache.
Zum Schluss können Sie einstellen, ob Sie Antworten zulassen. Empfänger können grundsätzlich auf eine News antworten, sobald sie diese erhalten haben. Diese Option können Sie hier deaktivieren.
Klicken Sie zum Schluss auf „Elternbrief absenden“. Die Empfänger erhalten den Elternbrief automatisch auf ihrer Newspage.
Sie können bestehende News fünf Minuten nach Senden noch bearbeiten, aber jederzeit löschen. Ab fünf Minuten sehen wir die Gefahr, dass bereits zu viele Eltern eine Änderung nicht mehr zur Kenntnis nehmen würden.
Klicken Sie zum Löschen einer News auf die drei Punkte ganz rechts und klicken Sie auf „Löschen“.
Alle beschriebenen zusätzlichen Funktionen rufen Sie über die drei Punkte rechts oben bei einer bestehenden News-Karte auf.
Weiterleiten: Sie können eine bestehende News grundsätzlich an bestimmte Gruppen und Einzelpersonen weiterleiten und zusätzlich mit einem Weiterleitungskommentar versehen.
Fixieren: Außerdem können Sie eine News fixieren, sodass diese immer ganz oben auf Ihrer Newspage angezeigt wird. Sie lösen die Nachricht wieder, indem Sie auf die drei Punkte und dann auf „Lösen“ klicken.
Lesebestätigungen: Haben Sie eine Lesebestätigung angefordert, sehen Sie über die Funktion „Lesebestätigungen“, an wie viele Nutzer Sie die Nachricht versendet haben und wie viele dieser Ihre Nachricht gelesen und wie viele sie nicht gelesen haben. Weiter unten sehen Sie genau für jeden einzelnen Empfänger, ob die Nachricht gelesen oder nicht gelesen wurde.
Details & Auswertung (Elternbrief): Haben Sie einen Elternbrief versendet, sehen Sie über die beiden Felder „Details & Auswertung“ sowie „Antworten exportieren“, wie viele Empfänger Ihr Elternbrief hat, wie viele Empfänger die Nachricht tatsächlich gelesen (also aufgerufen) haben, wie viele Empfänger die manuelle Lesebestätigung verschickt haben und wie viele Empfänger die Auswahlfelder (also alles außerhalb des Fließtextes) ausgefüllt und abgeschickt haben. Dies alles zeigt Ihnen der Reiter „Übersicht“ an. In „Pro Person“ sehen Sie all diese Informationen für jeden einzelnen Empfänger in einer Tabelle und können zusätzlich genau entnehmen, wer welches Feld wie ausgefüllt hat. Im Reiter „Pro Frage“ sehen Sie dies nach Frage sortiert.
Exportieren: Über die Funktion „Exportieren“ können Sie alle Antworten und Statistiken in einer einzigen Datei oder als Datei pro Frage exportieren. Als Formate stehen Ihnen dabei CSV, Excel (XLSX), PDF, Word (DOCX) und TXT zur Verfügung.
Der SchulServ-Messenger ermöglicht direkte Chat-Kommunikation zwischen Lehrern, Schülern und Eltern. Dabei können Lehrer und Schüler, Eltern und Lehrer sowie Lehrer und Lehrer miteinander kommunizieren. Eine Schüler-zu-Schüler-Kommunikation sowie eine Eltern-zu-Schüler-Kommunikation in beide Richtungen findet nicht statt und wird technisch kategorisch blockiert.
Wie in bekannten Messenger-Systemen üblich, wählt der Nutzer einen Kontakt aus, verfasst seine Nachricht und verschickt diese. SchulServ stellt automatisch fest, wer welchem Nutzer Nachrichten schreiben darf, wer sendungsberechtigt und wer empfangsberechtigt ist. Die DSGVO-Konformität erlaubt das Übersenden sensibler Daten, unsere technische Infrastruktur verspricht unverzögerte und reibungslose Kommunikation.
Wie auf der Newspage erhalten Nutzer auf ihrer Startseite durch die rot-blinkende „Nachrichten“-Kachel einen Hinweis, wenn sie eine Nachricht über den Messenger empfangen haben. Auch Push-Nachrichten sind möglich.
SchulServ bietet Lesebestätigungen, Echtzeit-Aktionssynchronisation („schreibt…“) und weitere Funktionen wie das Stummschalten von Chats oder das einfache Erstellen von Gruppen.
Die Stammdaten-Auswertung ist auch im Messenger-Modul essentiell: SchulServ erkennt automatisch, wer der Klassenlehrer (oder im Fall einer Unterrichtsgruppe oder eines Oberstufenkurses der Fachlehrer) eines Gruppenchats ist, und fügt diesen automatisch als Verantwortlichen hinzu. Schüler dürfen in Gruppenchats, in denen ein verantwortlicher Lehrer eingetragen ist, schreiben; dieses Recht kann allerdings individuell eingeschränkt werden.
Das Messenger-System ist damit einfach, übersichtlich und für den täglichen Nachrichtenverkehr entworfen, DSGVO-konform und bietet alle gewohnten Funktionalitäten gängiger Messenger-Dienste als hausinterne Lösung.
Auch den Messenger finden Sie über die Kachel „Nachrichten“ auf der Startseite (siehe Newspage). Unter dem Fenster, das Ihren Namen, den letzten Login und die Nachrichtenstatistik anzeigt, können Sie zwischen den Optionen „Newspage“ und „Messenger“ wechseln. Klicken Sie auf „Messenger“.
Wenn Sie von einem anderen Nutzer angeschrieben werden, taucht diese Konversation automatisch im „Chats“-Fenster ganz links auf. Um eine eigene Unterhaltung zu starten, klicken Sie auf „Neuer Chat“. Es öffnet sich eine Liste, die Sie per erneutem Klick auf „Neuer Chat“ auch wieder schließen können.
SchulServ zeigt in der nun erscheinenden Liste automatisch für Lehrer zuerst Gruppen, für Schüler und Eltern zuerst Einzelpersonen an. Lehrer sehen im Abschnitt „Gruppen“ auch sämtliche Klassengruppen und automatisch erstellte, eigene Gruppen (Unterrichtsgruppen und Oberstufenkurse). Im Feld „Person oder Gruppe suchen“ können Lehrer nach Kollegen, Eltern, Schülern oder Gruppen suchen. Eltern können nur nach Lehrern suchen, um sie anzuschreiben, Schüler nach Lehrern und Gruppen, von denen sie ein Teil sind.
Klicken Sie auf die Person oder Gruppe, mit der Sie eine Konversation beginnen oder aufrufen möchten. Es öffnet sich automatisch das passende Chatfenster und Sie können die Konversation aufnehmen.
Wichtige Einschränkung: Schüler, die eine Gruppe ohne verantwortlichen Lehrer aufrufen, können die Nachrichten dieser Gruppe zwar sehen, aber nicht selbst schreiben. Diese Einschränkung ist Teil des SchulServ-Schutzprogramms gegen Datenmissbrauch. Lehrer bekommen in diesen Chats den Hinweis angezeigt: „Keine verantwortliche Lehrkraft eingetragen – Schüler können hier empfangen, aber nicht schreiben.“
Der Messenger erlaubt Ihnen, Freitext in beliebigem Umfang zu versenden. Zusätzlich können Dateien angehängt und Umfragen beigefügt werden.
Es wird automatisch erkannt, wenn ein Chatpartner zu schreiben beginnt und SchulServ zeigt an „Max Mustermann schreibt…“. Wurde eine Nachricht gelesen, wird dies für den Chatpartner durch zwei blaue Haken eindeutig angezeigt. Eine chatübergreifende Suchfunktion ist ebenfalls integriert.
Mit einem Rechtsklick (mobil: langer Klick) auf einen Chat im linken Auswahlfeld können Chats geschlossen oder stummgeschaltet werden. Stummgeschaltete Chats liefern keine Push-Nachrichten und erzeugen keine Anzeige auf der Nachrichten-Kachel der Startseite.
Im Chat selbst können Sie auf eine Nachricht antworten, indem Sie diese nach rechts wischen. Mit einem Klick auf das Emoji-Symbol neben der Nachricht können Reaktionen hinzugefügt werden; außerdem kann jede erhaltene Nachricht auch an andere Chats weitergeleitet werden.
SchulServ legt automatisch Klassenchats, alle Nutzer der Plattform mit Account und unterrichtsspezifische Chats (Kopplungen, Oberstufe …) an.
Außerdem können Sie eigene Gruppen erstellen. Klicken Sie dafür auf „Neuer Chat“. Der erste Eintrag sollte die Überschrift „Gruppen“ sein, unter der alle vorhandenen Gruppen erscheinen. Klicken Sie am rechten Rand dieses Feldes auf „erstellen“. Im nun erscheinenden Fenster können Sie eine Gruppe zusammenstellen. Mit dem Speichern dieser Gruppe wird die Unterhaltung automatisch gespeichert und Sie sind als verantwortliche Lehrkraft eingetragen.
Sämtliche Gruppen können von Lehrern jederzeit bearbeitet werden. Rufen Sie dafür die Gruppe auf, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie im rechten Chatfenster recht oben auf das Personensymbol mit dem Zahnrad. Im nun erscheinenden Feld können Sie Nutzer entfernen (rotes Symbol) oder deren Schreibberechtigung aufheben (oranges Symbol). Bei Lehrern können Sie, statt deren Schreibberechtigung zu entfernen, an dieser Stelle diesen Lehrer als verantwortlich markieren. Ihr eigener Verantwortlichkeitsstatus geht dadurch nicht verloren.