Für Schüler, Eltern und Lehrer sehr einfach bedienbar – dahinter eine sorgsame Logik, die nur tatsächlich versäumten Unterricht als Fehlzeit anrechnet.
Das Modul „Fehlstunden“ ist in SchulServ für den Endbenutzer – also Schüler, Eltern und Lehrer – sehr einfach bedienbar. Gleichzeitig steht dahinter eine komplexe technische Infrastruktur, die Fehlstunden sehr sorgsam zählt und ausrechnet, damit nur tatsächlich verpasster Unterricht als Fehlzeit angerechnet wird.
Fehlzeiten werden in aller Regel vom Sekretariat eingetragen; hierzu gibt es in den Verwaltungsmodulen eine eigene Seite. In SchulServ haben darüber hinaus auch Lehrer, Eltern und volljährige Schüler die Möglichkeit, Krankmeldungen einzureichen. Für alle drei Nutzergruppen ist das Modul über die dritte Kachel unter dem Namensfeld aufrufbar – für Eltern und Schüler heißt es „Krankmelden“, für Lehrer „Fehlstunden“.
Melden ihr Kind über das Modul „Krankmelden“ – bei mehreren Kindern per Dropdown-Auswahl.
Ab dem 18. Geburtstag automatisch ab 0 Uhr selbst – mit identischem Formular.
Über „Fehlstunden“ → Reiter „Krankmelden“ – mit Zusatzfunktionen wie „entschuldigt“.
SchulServ erkennt automatisch über das Geburtsdatum, wann Schüler volljährig sind: Mit dem Tag des 18. Geburtstags können sie sich ab 0 Uhr selbst krankmelden, mit einem zur Eltern-Krankmeldung identischen Formular. Lehrer melden Schüler über den Reiter „Krankmelden“ und haben dort zusätzliche Funktionen – sie können Stunden direkt als „entschuldigt“ markieren oder festlegen, dass bestimmte Abwesenheitszeiträume nicht als Fehlstunden gezählt werden (etwa bei Schulveranstaltungen). Das Sekretariat behält stets die Verwaltungshoheit und kann Krankmeldungen vollständig bearbeiten.
Alle betroffenen Fachlehrer erhalten über den Reiter „Tagesansicht“ untereinander alle für sie relevanten Krankmeldungen aufgelistet. In dieser Tagesliste lässt sich nach einzelnen Klassen filtern – unterrichten Sie in der 1. Stunde die 5B, sehen Sie nur deren Krankmeldungen und nicht die der 9C, 10B oder 12. Auch die gezielte Suche nach einem einzelnen Schüler ist möglich.
SchulServ erkennt automatisch Wahlfächer und Kurswahlen und zeigt selbst bei gekoppelten Unterrichten nur dem Lehrer eine Fehlstunde an, der den Schüler auch tatsächlich unterrichtet.
Für jede Krankmeldung sieht der Fachlehrer, in welchem Zeitraum der Schüler fehlt und wie viele der eigenen Stunden insgesamt betroffen sind. Mit einem Klick lässt sich eine Fehlzeit abzeichnen – das ersetzt analoge Entschuldigungszettel und gibt direkten Einblick in die Fehlzeitenhistorie. Das Statistik-Feld zeigt zusätzlich, wie viele Fehlstunden noch „offen“, also nicht abgezeichnet sind.
Das Besondere: SchulServ koppelt das Fehlstunden-Modul mit dem Vertretungsplan. Stunden, in denen ein Schüler fehlt, die aber ohnehin entfallen, werden niemals als Fehlstunde angerechnet.
Der gesamte Rechenprozess – wie viele Stunden und Tage ein Schüler insgesamt fehlt – läuft vollständig im Hintergrund. Sekretariat, Eltern, Lehrer und volljährige Schüler müssen einfach nur das Krankmeldungsformular ausfüllen. Fehlstunden sind so schnell eingetragen, werden nur den betroffenen Lehrern angezeigt und können mit einem Klick abgezeichnet werden.
Die Position des Moduls auf der Startseite ist für Lehrer, Eltern und Schüler identisch, heißt aber anders. Melden Sie sich mit Ihren Login-Daten an, sodass Sie sich auf der Startseite befinden. Unter dem Feld, in dem Ihr Name und die letzte Aktualisierung des Vertretungsplans angezeigt werden, finden Sie sechs Modulkacheln.
Das gesuchte Modul befindet sich an dritter Position, in der ersten Zeile ganz rechts. Für Lehrer heißt dieses Modul „Fehlstunden“, für Eltern und Schüler „Krankmelden“.
Das Eintragen einer Krankmeldung unterscheidet sich für Lehrer und Eltern / volljährige Schüler.
Eltern tragen eine Krankmeldung ein, indem sie zunächst auf das Modul „Krankmelden“ klicken. Dabei ist es irrelevant, welches Ihrer Kinder Sie gerade auf der Startseite betrachten. Auf der Seite des Krankmelde-Formulars werden Sie – falls mehrere Kinder, für die Sie als Elternteil eingetragen sind, diese Schule besuchen – gebeten, aus einer Dropdown-Liste das Kind anzugeben, für das Sie eine Krankmeldung eintragen möchten. Besucht nur ein Kind die Schule, entfällt dieser Schritt.
Prüfen Sie nun im Feld „Daten Ihres Kindes“ die Korrektheit der eingetragenen Daten: Name des Kindes, Klasse bzw. Stufe sowie das Geburtsdatum. Anhand des Geburtsdatums errechnet sich auch, wann Ihr Kind 18 Jahre alt wird und sich selbst krankmelden kann.
Im Feld „Krankmeldung einreichen“ geben Sie an, in welchem Zeitraum Ihr Kind abwesend ist (Startdatum und Enddatum). Fehlt Ihr Kind nur in bestimmten Stunden, entfernen Sie den Haken bei „Ganztägig abwesend“ und wählen in der erscheinenden Liste die betreffenden Stunden aus. Wählen Sie im Reiter „Grund“ aus der Dropdown-Liste einen Fehlgrund.
Wählen Sie „Schulveranstaltung“ aus, werden die Fehlstunden nicht gezählt; allerdings wird allen Lehrern und dem Sekretariat auch „Schulveranstaltung“ als Grund angezeigt. Ohnehin entfallende Stunden werden automatisch markiert und nicht mitgezählt – eine manuelle Überprüfung ist nicht nötig.
Unter „Notiz (optional)“ können Sie weitere Informationen hinterlegen. Bitte beachten Sie, dass diese Notiz an das Sekretariat, nicht aber an die entsprechenden Lehrkräfte übermittelt wird.
Haben Sie das Formular korrekt ausgefüllt, klicken Sie auf „Krankmeldung absenden“. Ihr Browser blendet eine Bestätigungs-Anfrage ein („Krankmeldung wirklich absenden?“). Klicken Sie auf „OK“ bzw. „Ja“. War die Übermittlung erfolgreich, erscheint unter den Daten Ihres Kindes der Hinweis: „Die Krankmeldung wurde erfolgreich übermittelt und ist im System eingetragen.“ Die Krankmeldung wird jetzt unmittelbar allen betroffenen Lehrern angezeigt.
Sollten dabei Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte an das Sekretariat. Dieses kann eine Krankmeldung manuell im Verwaltungssystem eintragen.
Lehrer können in ihrem Formular frei nach Schülern suchen, die sie krankmelden möchten. Außerdem können sie per Checkbox aktivieren, dass Fehlstunden nicht gezählt werden sollen.
Als Elternteil können Sie eine selbst abgeschickte Krankmeldung bis zu fünf Minuten nach Absenden wieder zurückrufen. Anschließend ist eine Löschung nur über das Sekretariat möglich.
Ein Zurückrufen ist auch dann nicht mehr möglich, wenn Sie im Dropdown-Menü ein anderes Kind auswählen oder die „Krankmelden“-Seite verlassen. Möchten Sie eine Krankmeldung zurückrufen, müssen Sie auf der entsprechenden Seite bleiben.
Als Lehrer können Sie selbst eingetragene Krankmeldungen jederzeit löschen. Klicken Sie dafür im Modul „Fehlstunden“ auf den Reiter „Schülerdetails“. Suchen Sie im Feld „Schüler suchen“ nach dem betreffenden Schüler und wählen Sie ihn aus den Suchergebnissen aus. Im Feld „Nach Tag“ löschen Sie Ihre eingetragenen Fehlstunden mit einem Klick auf das entsprechende Symbol.
Nur das Sekretariat kann vorhandene Krankmeldungen bearbeiten. Diese Option ist aus Gründen der Datenkonsistenz für Lehrer und Eltern nicht vorhanden.
Reichen Sie stattdessen eine neue Krankmeldung ein, indem Sie als Eltern Ihre Krankmeldung zurückrufen oder als Lehrer Ihre Krankmeldung löschen.
Als Elternteil: Im Modul „Krankmelden“ finden Sie am Seitenende unter dem Feld „Krankmeldung einreichen“ den Button „Krankmeldungen einsehen“. Hier sehen Sie in einer exportierbaren Listenansicht alle Fehltage und Fehlstunden des ausgewählten Kindes. Sobald Ihr Kind volljährig ist, wird dieser Button nur noch dem volljährigen Schüler und nicht mehr Ihnen angezeigt.
Als Lehrer: Wenn Sie über den Reiter „Schülerdetails“ einen Schüler suchen, sehen Sie alle Fehlstunden aufgelistet, die Ihren Unterricht betreffen. Nur für Schüler von Klassen, in denen Sie die Klassenleitung haben, sehen Sie grundsätzlich alle Fehlstunden und Fehlzeiten.
Möchten Sie wissen, ob ein Schüler zu einer bestimmten Zeit in der Schule ist, klicken Sie ganz unten auf den Button „Schüleranwesenheit prüfen“. Geben Sie an, für welchen Tag / Zeitraum Sie die Anwesenheit prüfen möchten, und wählen Sie optional „Stundenplan einbeziehen“. Dann antwortet SchulServ auf die Frage, ob ein Schüler am Montag in der 1. Stunde anwesend ist, mit „Nein“, wenn er nicht krankgemeldet ist, in der 1. Stunde aber keinen Unterricht hat. Ohne einbezogenen Stundenplan würde SchulServ im gleichen Fall antworten, dass der Schüler anwesend ist, da keine Krankmeldung vorliegt.
Klicken Sie auf „Prüfen“. SchulServ antwortet:
Weitere Informationen erhalten Sie über das Sekretariat.