Mit einem Klick buchen sich Lehrer in einen anderen Raum ein. Die Schüler bekommen den Raumwechsel in Echtzeit mitgeteilt und sofort angezeigt.
In SchulServ können Raumbuchungen ausschließlich von Lehrern vorgenommen werden. Schüler und Eltern sehen eine erstellte Raumbuchung allerdings in Echtzeit.
Wie im Modul Stunden- und Vertretungsplan beschrieben, wird eine Raumbuchung automatisch im Stundenplan der betroffenen Schüler und des buchenden Lehrers angezeigt. Hierfür wird das entsprechende Stundenfeld gelb markiert und der neue Raum in orangener Schrift angezeigt.
Im Vertretungsplan-Modul erscheint für Lehrer, Schüler und Eltern am entsprechenden Tag ein entsprechender Eintrag mit dem Label „Raumbuchung“, welcher den ursprünglichen Raum durchgestrichen und den neuen farblich markiert anzeigt. Für weitere Informationen hierzu lesen Sie bitte den Moduleintrag „Stunden- und Vertretungsplan“.
Eine Raumbuchung ist in SchulServ sehr einfach durchführbar. Klicken Sie in der Icon-Bar direkt unter dem Schullogo und Schulnamen auf die Option „Räume“. Alternativ können Sie auf Ihrer Startseite die Modulkachel „Weiteres“ auswählen und unter „Räume & Ressourcen“ den Button „Raumbuchung“ anwählen. In beiden Fällen gelangen Sie zur gleichen Seite.
Das Raumbuchungs-Menü in SchulServ ist eine Kombination aus Raumplan und Raumbuchungs-Option. Direkt unter der Icon-Bar können Sie zwischen den Raumtypen „Technikraum“, „Prüfungsraum“ und „Fachraum“ wechseln. Dies sind die Standardgruppen – Ihre Schule wählt möglicherweise eigene Kategorien für Raumressourcen. Direkt unter diesen Raumgruppen sehen Sie die Wochenauswahl. SchulServ aktualisiert diese Felder automatisch regelmäßig. Die oberste Woche ist die aktuelle Woche (bereits ab Samstag um 0 Uhr der vorherigen Woche angezeigt). Darunter befindet sich die nächste und die übernächste Woche – Sie können also für maximal zwei Wochen im Voraus Räume buchen.
Unter der Wochenauswahl befinden sich alle buchbaren Räume der ausgewählten Raumgruppe, als Buttons aufgelistet. Haben Sie z. B. die Gruppe „Technikraum“ ausgewählt, finden sich hier nun Räume wie „EDV1“ und „EDV2“ oder „T111“. Klicken Sie nun auf den Raumbutton zu dem Raum, den Sie buchen möchten.
Es öffnet sich nun eine stundenplanartige Tabelle. Diese zeigt den Raumplan des ausgewählten Raumes für die ausgewählte Woche an. Als Spalten existieren Montag bis Freitag, als Zeilen die Stunden. Ist der jeweilige Raum zu einer bestimmten Stunde belegt, wird das Kürzel des Lehrers im entsprechenden Feld angezeigt, der diesen Raum zu dieser Zeit verwendet. Mit einem Klick auf das Kürzel erhalten Sie in einer Detailansicht mehr Informationen, z. B. den Langnamen des entsprechenden Lehrers und welche Klasse er in diesem Raum in welchem Fach unterrichtet.
| Mo | Di | Mi | Do | Fr | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | WBR | LNG | KA | ||
| 2 | WBR | Sie | HRT | KA | |
| 3 | BRA | VOS | |||
| 4 | LNG | BRA |
Klick auf ein freies Feld bucht den Raum für diese Stunde.
Diese Raumbelegung ist mit drei Schnittstellen gekoppelt: dem Stundenplan, dem Vertretungsplan und dem Klausurenplanungs-Modul im Admin-Panel von SchulServ. Zuerst wird der Stundenplan geladen, damit SchulServ weiß, wer in welchem Raum sein sollte. Dann überprüft der Vertretungsplan, ob eine Änderung für bestimmte Stunden vorliegt. Bei einer Vertretung wird das Kürzel geändert, bei einem Entfall verschwindet der Eintrag vollständig aus der Tabelle. Klausuren werden zentral direkt mit Räumen verplant. Wenn eine Klausur in einem bestimmten Raum stattfindet, zeigt SchulServ dies sehr deutlich über ein rotes Feld mit der Aufschrift „KA“ an. Auch A- und B-Wochen-Unterscheidungen werden im Raumplan berücksichtigt.
Wenn Sie nun einen Raum für eine bestimmte Stunde buchen möchten, klicken Sie einfach auf ein freies Feld in der Tabelle. Ihr Kürzel wird dort eingetragen und Sie haben den Raum in dieser Stunde erfolgreich gebucht. Für Sie selbst sowie alle betroffenen Schüler wird automatisch der Raumwechsel angezeigt. Um Ihre Buchung aufzuheben, klicken Sie noch einmal auf das Feld, wählen Sie die Bestätigung „Buchung aufheben“ – und Ihr Unterricht findet wieder in Ihrem regulären Raum laut Stundenplan statt.
Falls Sie einen Raum reservieren, aber keinen Raumwechsel für Ihre Schüler erzeugen möchten, aktivieren Sie unter der Tabelle einfach die Checkbox „Nicht auf Schülerplan anzeigen“. Der Raum ist nun von Ihnen gebucht worden, die Schüler erhalten aber davon keine Mitteilung.
Räume, die Sie gebucht haben, können von keinem anderen Kollegen mehr reserviert werden. Nur der Vertretungsplan und Klausurenplan kann Ihre Raumbuchung überschreiben. In diesem Fall verschwindet Ihre Raumbuchung ganz einfach und Sie erhalten eine Push-Nachricht.
Grundsätzlich entscheidet die Schulverwaltung, welche Räume durch Lehrer buchbar sind. Es wäre möglich, alle Räume der gesamten Schule zur Buchung freizugeben – in der Praxis entscheiden sich aber die meisten Schulen dagegen, um sich Flexibilität in der Vertretungsplanung zu ermöglichen. Sinnvoll ist meist, Technik-/Computerräume, Prüfungsräume und Fachräume zur Buchung freizugeben, da hier die Raumausstattung meist maßgeblicher ist als bei normalen Klassenräumen.
Suchen Sie hingegen einfach einen freien Raum, verwenden Sie unter der Modulkachel „Weiteres“ auf der Startseite die Funktion „Intelligente Raumsuche“.
Ja. SchulServ gleicht Ihre Raumbuchung mit Ihrem Stundenplan ab und erkennt, welche Klasse Sie zum Zeitpunkt Ihrer Raumbuchung unterrichten. Für diese wird sofort und automatisch ein Raumbuchungs-Hinweis angezeigt. Kollegen sehen mit Klick auf Ihre Raumbuchung auch, für welche Klasse Sie einen Raum gebucht haben.
In diesem Fall erkennt das System automatisch, dass Lehrer A schneller war, und trägt dessen Raumbuchung ein. Lehrer B bekommt eine Fehlermeldung und wird gebeten, die Seite zu aktualisieren, mit dem Hinweis, dass sich ein anderer Kollege möglicherweise bereits eingebucht hat. Tut Lehrer B dies, erscheint ihm das Kürzel des Kollegen im Stundenplan.
Ja. Diese werden als „KA“ in den Raumplan eingesetzt. Daneben können Admins auch manuell Räume für bestimmte Zeiten blockieren und so Raumbuchungen jeder Art ausschließen.
Auch diesen Fall berücksichtigt das Raumplan-Modul. Jeder neue Stundenplan besitzt ein sogenanntes Startdatum. Ab diesem Datum zeigt die Raumplan-Tabelle den neuen Stundenplan an, vor diesem Datum den alten. Stundenplanwechsel sind dadurch sogar mitten in der Woche möglich. Wird Ihre Raumbuchung durch einen neuen Stundenplan entfernt, da nun doch Unterricht zur Zeit Ihrer Buchung stattfindet, erhalten Sie darüber eine Push-Nachricht.