Krankmeldungen und Beurlaubungen werden in SchulServ über das Modul „Krankmelden“ eingereicht, das Sie auf Ihrer Startseite in den Modulkacheln finden.
Minderjährige Schüler werden über den Account ihrer Eltern krankgemeldet. Sobald ein Schüler die Volljährigkeit erreicht, erkennt SchulServ dies automatisch. Volljährige Schüler können sich nun über ihren eigenen Account krankmelden. Außerdem können sie in ihren Einstellungen deaktivieren, dass die mit ihnen verknüpften Elternaccounts eine Krankmeldung einreichen können.
Beurlaubungen versteht SchulServ grundsätzlich als Beurlaubungsantrag. Für Beurlaubungsanträge bis zu 3 Tagen wird die Klassen- bzw. Stammkursleitung informiert und muss den Antrag genehmigen. Bei Beurlaubungsanträgen ab 3 Tagen oder unmittelbar vor oder nach den Ferien wird die Schulleitung informiert und gibt diesen frei. Über Annahme oder Nichtannahme des Antrags werden Sie über den Messenger oder auf Wunsch auch per Mail informiert.
Melden Sie sich zunächst als Elternteil bei SchulServ / im Onlineplan an. Auf Ihrer Startseite finden Sie das Modul „Krankmelden“ unter dem Feld, das den Namen Ihres Kindes enthält. Öffnen Sie das Modul „Krankmelden“.
Falls mehrere Ihrer Kinder dieselbe Schule besuchen, müssen Sie zunächst ganz oben auswählen, welches Ihrer Kinder Sie krankmelden möchten.
Unter dem Hinweisfeld finden Sie das Krankmeldungsformular. Wählen Sie zunächst aus, in welchem Zeitraum Ihr Kind erkrankt ist.
Sie haben die Möglichkeit, Ihr Kind für den gesamten Schultag oder nur für einzelne Stunden krankzumelden. Standardmäßig melden Sie Ihr Kind für den ganzen Tag ab. Möchten Sie das nicht, entfernen Sie das Häkchen bei „Ganztätig abwesend“. Nun sehen Sie in einer Liste alle Schulstunden des ausgewählten Zeitraums für Ihr Kind. Setzen Sie bei jedem Unterricht wieder einen Haken, in dem Ihr Kind fehlt.
Wählen Sie aus der Liste den Abwesenheitsgrund aus. Es gibt bestimmte Abwesenheitsgründe, bei der automatisch keine Fehlstunden berechnet werden. Dazu gehören z.B. „Schulveranstaltung“, „Klassenfahrt“ oder unter Umständen auch „Praktikum“.
Bitte beachten Sie: Die Fehlzeitgründe können im Nachhinein überprüft werden. Eine Falschangabe kann Konsequenzen nach sich ziehen.
Der Standardgrund bei Erkrankungen ist schlicht „Krank“. Ausgefallene Stunden werden von SchulServ automatisch erkannt und nicht als Fehlstunden gezählt. Wenden Sie sich bei einzelnen Falschberechnungen bitte an das Sekretariat.
Sie haben die Möglichkeit, optional Notizen für das Sekretariat hinzuzufügen. Diese Notizen erhält ausschließlich das Sekretariat und keine Lehrkraft, die Ihr Kind in diesem Zeitraum unterrichten würde.
Wenn Sie auf „Krankmeldung absenden“ klicken, sehen Sie ein Browserfenster, dass eine Bestätigung erfordert. Klicken Sie hier auf „OK“. Sie sehen nun unter dem Hinweisfeld für kurze Zeit eine grüne Box mit einer Bestätigungsnachricht.
Die Anleitung für minderjährige Schüler gilt auch für volljährige Schüler. Das „Krankmelden“-Modul können Sie nun allerdings auf Ihrer eigenen Startseite aufrufen und sich selbst krankmelden. Möchten Sie nicht, dass Ihre Eltern Sie weiterhin krankmelden können, deaktivieren Sie diese Option unter „Konfigurieren“.
Nach Absenden einer Krankmeldung haben Sie 5 Minuten lang die Möglichkeit, diese zurückzurufen. Scrollen Sie hierfür bis an das Seitenende im „Krankmelden“-Modul zum Feld „Krankmeldung zurückrufen“. Dort läuft ein Timer von 5 Minuten ab. Klicken Sie auf „Krankmeldung zurückrufen“ und bestätigen Sie Ihre Aktion im Browserfeld. Die Krankmeldung wird vollständig gelöscht und es ist nicht nachvollziehbar, dass diese einmal eingereicht wurde.
Nach Ablauf der 5 Minuten ist eine Löschung nur noch über das Sekretariat möglich.
Rückwirkende Krankmeldungen sind prinzipiell unmöglich. Sie können eine Krankmeldung nur für Schultage und Schulstunden einreichen, die in der Zukunft liegen.
Fehlstunden bzw. Fehltage für Schüler der Sekundarstufe I (Klasse 5 bis 10, nicht Oberstufe) gelten mit Einreichen der Krankmeldung automatisch als entschuldigt. Der Klassenlehrer kann im Einzelfall dennoch weitere Entschuldigungsnachweise wie eine Elternnachricht oder ein ärztliches Attest einfordern.
Schüler der Sekundarstufe II (MSS 11 bis 13, Oberstufe) müssen jede Fehlstunde vom jeweiligen Fachlehrer abzeichnen lassen. Über SchulServ funktioniert das digital. Die jeweiligen Fachlehrer sehen in Ihrem „Krankmeldungen“-Modul alle Fehlzeiten und können den Schüler über einen Klick für Ihren Unterricht entschuldigen.
Sie selbst (als Elternteil oder volljähriger Schüler) können ebenfalls nachvollziehen, welche Fachlehrer bereits Ihre Fehlzeit unterzeichnet haben und bei welchen dies noch aussteht. Scrollen Sie dafür im Modul „Krankmelden“ bis zum Fenster „Bisherige Krankmeldungen“ und klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag.
Nicht abgezeichnete Fehlstunden gelten in der Oberstufe als unentschuldigt.
Eine Beurlaubung beantragen ebenfalls Eltern bzw. volljährige Schüler über das Modul „Krankmelden“. Tragen Sie im Krankmeldungsformular den Zeitraum der Beurlaubung ein und wählen Sie im Formular als Grund „Beurlaubungsantrag“. Sie bekommen anschließend über dem Button „Krankmeldung absenden“ angezeigt, an wen der Beurlaubungsantrag verschickt würde und aus welchem Grund diese Person dafür zuständig ist.
Im Textfeld „Begründung“ können Sie nun die Gründe Ihres Beurlaubungsantrages erläutern. Im Gegensatz zur Krankmeldung wird dieser Text an den benannten Verantwortlichen mitgesendet.
Außerdem können Sie wahlweise anklicken, dass Sie per Mail über den Entscheid des Beurlaubungsantrages Mitteilung erhalten möchten.
Versenden Sie Ihren Beurlaubungsantrag, erzeugt SchulServ eine Chatnachricht – Sie senden also eine Systemnachricht an den Zuständigen. In diesem Chat können Sie sich unter Umständen auch zu weiteren Punkten des Antrages austauschen.
Der Antrag wird schließlich eindeutig bewilligt oder abgelehnt. Bei Bewilligung werden alle betroffenen Stunden – auch in der Oberstufe! – entschuldigt. Bei Ablehnung des Antrags werden keine Fehlzeiten eingetragen und Ihr Kind ist für den Regelunterricht eingeplant.